Geleneksel kağıt arşivler, hem depolama alanı hem de yönetim açısından işletmeler için büyük bir yük oluşturabilir. Tam bu noktada e-arşiv devreye girerek belgelerinizin dijital ortamda güvenli ve düzenli bir şekilde saklanmasını sağlayarak iş süreçlerinizi kolaylaştırır. Faturalar, sözleşmeler ve diğer önemli belgeleri elektronik ortamda arşivleyebilir, hızlıca erişebilir ve yasal düzenlemelere uygun şekilde muhafaza edebilirsiniz. E-arşiv kullanımını, avantajlarını ve uygulama adımlarını keşfetmek için yazının tamamına göz atabilirsiniz.
E-Arşiv Nedir?
E-arşiv, kağıt belgelerin ve faturaların dijital ortamda oluşturulması, saklanması ve yönetilmesini sağlayan elektronik bir sistemdir. Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından belirlenen standartlara uygun olarak düzenlenen e-arşiv faturalar, işletmelerin tüm belgelerini güvenli bir şekilde elektronik ortamda arşivlemelerine olanak tanır.
Faturayı elektronik ortamda oluşturup sisteme kaydedersiniz ve alıcı da istediği zaman bu belgelere erişebilir. Bu sistem, muhasebe kayıtlarını düzenli ve şeffaf bir şekilde takip etmenizi sağlar. Ayrıca depolama alanı ihtiyacınızı azaltır ve kağıt kullanımını minimize ederek işletmenizin dijital dönüşümüne katkı sunar.
E-Arşiv Avantajları
E-arşiv kullanımı, işletmeler için birçok pratik ve maliyet açısından avantaj sağlar. İşte başlıca avantajları:
Belgelerin dijital ortamda hazırlanması ve saklanması, manuel işlemlere göre çok daha hızlıdır.
Kağıt, baskı ve depolama giderlerini büyük ölçüde düşürür.
Arşivlenen belgeler elektronik ortamda anında bulunabilir ve raporlanabilir.
Manuel kayıt hataları, sistem üzerinden yapılan kontroller sayesinde en aza iner.
Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) standartlarına uygun olarak hazırlanan e-arşiv faturalar, yasal geçerliliğe sahiptir.
Fiziksel arşiv ihtiyacını ortadan kaldırarak ofis alanını daha verimli kullanmayı sağlar.
Kağıt kullanımını azaltarak çevresel etkileri minimize eder.
Faturalar ve belgeler anında sisteme kaydedilir, muhasebe ve kontrol süreçleri hızlanır.
E-arşiv sistemi, kağıtsız bir iş akışı sağlayarak işletmenizin belgelerini güvenli, düzenli ve kolay yönetilmesini sağlar. Hem küçük hem de büyük ölçekli işletmeler için modern bir dijital dönüşüm aracıdır.
E-Arşiv Uygulamasını Kimler Kullanabilir?
E-arşiv uygulaması, Türkiye’de Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) mevzuatına uygun şekilde elektronik belge düzenleyebilen tüm işletmeler tarafından kullanılabilir. Temel olarak; e-fatura sistemine kayıtlı işletmeler, bu uygulamayı kolaylıkla entegre edebilir. Ancak e-fatura mükellefi olmayan işletmeler de belirli koşullar sağlandığında bu sistemi kullanabilir.
Genellikle e-arşiv sistemi, fatura kesme yetkisine sahip tüm ticari işletmeler, serbest meslek sahipleri ve kurumlar tarafından tercih edilir. İşletmeler, satış yaptıkları müşterilere faturalarını elektronik ortamda iletebilir; bu sayede hem yasal zorunluluklarını yerine getirebilir hem de kağıt kullanımı azaltabilirler.
Bu uygulamayı entegratör firmalar aracılığıyla veya GİB’in online portalı üzerinden kullanabilirsiniz. Dijital dönüşüm süreçlerinizde kullanabileceğiniz bu araç, belgelerinizi güvenli bir şekilde saklamanızı ve muhasebe kayıtlarınızı düzenli tutmanızı sağlar.
E-Arşivin E-Faturadan Farkı Nedir?
E-arşiv ve e-fatura kavramları sıkça karıştırılır; ancak işlevleri birbirinden farklıdır. E-fatura, yalnızca e-fatura mükellefi olan işletmelerin karşılıklı olarak düzenlediği ve GİB sistemine kayıtlı olarak iletilen elektronik faturalardır. Yani e-fatura, alıcı ve satıcı arasında zorunlu bir dijital faturalama sistemidir.
E-arşiv ise e-fatura mükellefi olmayan müşterilere veya zorunlu olmayan durumlarda düzenlenen faturaların dijital ortamda saklanmasını ve yönetilmesini sağlar. Bu faturalar, alıcıya elektronik olarak gönderilebilir ve aynı zamanda dijital arşivde güvenli bir şekilde saklanabilir.
E-faturayı mevzuat gereği karşılıklı iletilen faturalar, e-arşivi ise isteğe bağlı veya zorunlu olmayan dijital belgeler olarak düşünebilirsiniz. Her iki sistem de kağıtsız iş akışı sağlar; fakat kullanım kapsamı ve yasal zorunluluk açısından farklılık gösterir. Siz de işletmenizin iş süreçlerini daha hızlı, kolay ve güvenli bir şekilde yönetmek istiyorsanız, isteğe bağlı olarak e-arşiv sistemini tercih edebilirsiniz.
